Gestão do tempo é todo o processo de organizar e planejar a divisão do tempo entre as atividades específicas que você precisa executar, seja durante o dia, a semana, em casa, no trabalho, etc. Mas quais os ganhos de fazer uma boa gestão do tempo?
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Quando a gestão do tempo é bem feita, você trabalhará de maneira inteligente e fará o que precisa mais rápido. Os ganhos incluem:
- redução do estresse e da ansiedade, por meio de um cronograma de atividades;
- mais tempo livre para suas atividades pessoais, familiares e hobbies;
melhora da sua reputação profissional, pois uma das principais qualidades no ambiente de trabalho é saber gerir o tempo; - concretização de objetivos e desejos em um período mais curto.
Como isso pode ser feito?
O melhor começo para as coisas darem certo é planejar e saber priorizar as atividades de maior importância. Além disso:
- faça uma lista de todas as tarefas e afazeres em um papel;
- defina metas e objetivos com prazos;
- saiba dizer não. Não tente abraçar o mundo, pois isso poderá atrapalhar seu planejamento;
- gaste o tempo certo na atividade certa. Não é preciso um dia inteiro para fazer uma atividade que requeira menos tempo (procrastinação).
Método GTD – get things done (fazer acontecer)
Um método eficiente de gerir bem o tempo foi publicado em 2001 por David Allen, no livro A arte de fazer acontecer. Esse método consiste em cinco etapas:
- coletar: escreva suas tarefas em um papel;
- processar: olhe para a coleta, analise e se pergunte: esse item é algo que consigo realizar em dois minutos?;
- organizar: processe as tarefas em uma hierarquia, para saber qual é a tarefa que realizará primeiro e assim por diante;
- rever: de tempos em tempos, revise suas tarefas: qual é o próximo passo para a tarefa? Eu realmente preciso finalizá-la esta semana?;
- fazer: é a parte mais importante de todas, ou seja, colocar a mão na massa!!
A gestão do tempo também engloba refrear todos os gatilhos que causam distração e acabam fazendo você perder tempo. Fique longe dos “ladrões de tempo”, como: excessivas pausas que fazem você procrastinar a tarefa a ser feita, tarefas inúteis, fofocas e intrigas, consultas desnecessárias às notificações do celular, bem como a redes sociais e portais de notícias.
A escritora Heather Murphy, do The New York Times, publicou um dado interessante: um em cada cinco indivíduos é um procrastinador crônico. Isso significa adiar não apenas uma tarefa de trabalho, mas também colocar vários setores da vida em constante indefinição. Se considerarmos a população do Brasil (cerca de 210 milhões de pessoas), 20% representam 42 milhões de brasileiros que possuem esse problema.
No que diz respeito ao uso de celular, dados interessantes mostram que o brasileiro passa muito tempo olhando para a telinha, o que torna esse aparelho uma distração certeira durante o expediente. O IBGE (2017) constatou que 95,5% das pessoas com mais de dez anos de idade utilizam a internet para mensagens de texto, voz ou imagens; 83,8% a utilizam para chamadas de voz ou vídeo; 81,8%, para assistir a vídeos, programas, séries e filmes; 66,1%, para e-mails. O Comitê Gestor da Internet no Brasil (CGI) apontou, em 2018, que 49% dos internautas brasileiros usam apenas o telefone celular para acessar a rede.
Além disso, de acordo com um levantamento feito pela Hootsuite e We Are Social, o Brasil é um dos campeões mundiais em tempo de permanência na rede: está em terceiro lugar, com tempo médio de uso do celular de 9 horas e 14 minutos por dia, atrás apenas da Tailândia (com 9 horas e 38 minutos) e Filipinas (com 9 horas e 24 minutos). O site Jobatus comprovou que um dos maiores vilões é, sem dúvida, o WhatsApp; a pesquisa mostrou que 38% dos profissionais gastam mais de uma hora útil no aplicativo para fins pessoais.
Além do celular, quem trabalha em frente ao computador com certeza checa, durante o expediente, as redes sociais e sites de notícias. Nesse ponto, é imprescindível ter bom-senso e responsabilidade. Para o empregador, o ideal é definir, em conjunto com os colaboradores ou, até mesmo, por meio de um livreto de diretrizes, os limites para o uso da internet pelos colaboradores ou um horário específico para que isso ocorra. Para você que está buscando gerenciar bem seu tempo, programe horários específicos para fazer isso, sem que atrapalhe seu planejamento.
Vale a pena se organizar, pode apostar!
BIANCA VILELA é mestre em fisiologia do exercício pela Universidade Federal de São Paulo (Unifesp), palestrante e produtora de conteúdo. Desenvolve programas de saúde in company em grandes empresas por todo o país há mais de 15 anos. Na Go Outside fala sobre saúde no trabalho, produtividade e mudança de hábitos. Instagram: @biancavilelaoficial
